Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (SGED)

Nome do Responsável

Marcela Cristina Ozório, Bernardo Fiterman Albano e Adriano Sales Santos

Cargo

Promotor de Justiça e Analista de Sistemas

Setor

Núcleo de Apoio Técnico do MPAC

Público Alvo

Membros e Servidores do Ministério Público do Estado do Acre (MPAC) que demandem tarefas aos setores do NAT e Gestores do NAT

Órgãos Envolvidos

Núcleo de Apoio Técnico do MPAC

Abrangência

Este projeto atende a todas os órgaos do Ministério Público, tanto na capital quanto no interior

Objetivo, Indicadores e Metas

Objetivo Estratégico

Implementar soluções tecnológicas e criativas, voltadas à inovação e gestão do conhecimento

Objetivo do Projeto

Propiciar aos Membros e Servidores do MPAC que necessitem de quaisquer dos serviços oferecidos pelo Núcleo de Apoio Técnico uma solução rápida e desburocratizada de registrar seus pedidos junto a Coordenação-Geral do núcleo e acompanhar a evolução destes pedidos. O Sistema permite ainda que a Coordenação do NAT possa gerir e acompanhar de modo eficiente e com baixo esforço, todas as demandas que lhe são encaminhadas.

Indicadores

Volume de solicitações registradas e atendidas, tempo médio de resposta das solicitações, volume de horas necessárias ao atendimento das solicitações, distribuição do uso dos recursos do NAT entre as promotorias e procuradorias.

Metas

1 - Registro de 100% das solicitações; 2 - Extração de relatórios de produtividade por setor do NAT, por assunto e por órgão demandante; 3 - Mensurar os resultados dos trabalhos desenvolvidos pelo núcleo, de forma a verificar se houve efetividade.

Duração

Data Inicial

01/02/2016

Previsão do Término

31/12/2019

Informações do Projeto

Tema

Eficiência Operacional

Categoria

Pessoas, comunicação, tecnologia da informação, infraestrutura e recursos

Ementa

O sistema SGED tem como principal objetivo “diminuir a distância” entre o NAT e os usuários dos seus serviços, de forma a prover aos membros solicitantes um meio fácil e eficiente de apresentar suas necessidades à coordenação do NAT. Objetiva permitir com que o membro solicitante acompanhe a evolução dos seus pedidos de apoio junto aos setores técnicos, adicionar novas informações no decorrer da análise e obter resposta às suas solicitações. O sistema permite que os pedidos sejam feitos de modo simples, sem burocracia, apenas com o uso da internet.

Justificativa

O Núcleo de Apoio Técnico (NAT) foi instituído no âmbito do Ministério Público do Estado do Acre por meio do Ato n.º 25, de 13 de setembro de 2012, com o escopo de prestar apoio de inteligência e segurança institucional, técnico-científico e operacional, por meio de servidores habilitados em áreas de conhecimento específico, aos órgãos de execução e, em especial, ao Grupo de Atuação Especial no Combate ao Crime Organizado (GAECO). Além da função acima referida, o NAT também ficou responsável pelo gerenciamento e funcionamento do Sistema de Investigação de Movimentação Bancária (SIMBA) e do Laboratório de Tecnologia contra Lavagem de Dinheiro (LAB-LD). Posteriormente, o NAT foi regulado pela nova Lei Orgânica do Ministério Público do Estado do Acre (Lei Complementar n.º 291, de 29 de dezembro de 2014), sendo previsto como órgão administrativo auxiliar de apoio técnico especializado de membros e órgãos do Ministério Público, vinculado à Procuradoria Geral de Justiça. O Nat se consolidou como setor responsável pela apropriação do conhecimento técnico que subsidia a atuação de diversas promotorias e procuradorias no MPAC. Dada esta característica, houve, nos últimos anos, um crescimento significativo no volume de solicitações encaminhadas a este setor e o controle destes pedidos, que inicialmente era possível a partir de planilhas eletrônicas, passou a exigir um grande “esforço” da coordenação, tanto na distribuição e acompanhamento das tarefas, quanto na resposta e posicionamento dos solicitantes. Neste cenário, e com perspectiva de aumento nas demandas, a coordenação do NAT entendeu ser necessária a criação de uma solução que permitisse o registro e o controle das demandas e atividades do Núcleo. Esta necessidade foi parcialmente atendida, no primeiro momento, por um sistema cedido pelo Ministério Público do Estado de Goiás, primeira versão do SGED. Entretanto, face as peculiaridades no modo de trabalho do NAT, a versão de Goiás deixava de atender a alguns requisitos funcionais. Por esse motivo, optou-se pelo desenvolvimento de sistema próprio que utiliza as práticas que eram funcionais na primeira versão e resolve os pontos que não eram atendidas por ela.

Descrição do Trabalho

Descrição

O SGED fornece aos usuários um web site, http://sged.mpac.mp.br, onde serão registrados os dados relativos a demanda que deve ser atendida. O solicitante irá informar os números de controle do processo para no qual as informações serão usadas, sua expectativa para reposta a solicitação, poderá anexar quaisquer arquivos que sejam necessário para o entendimento ou a análise do técnico e fará uma breve descrição de qual a análise deseja e para quais fins os dados serão usados. O registro da demanda é automaticamente notificado por e-mail à coordenação do NAT, sendo que a equipe da coordenação analisa o PAT e identifica quais setores devem ser acionados para atender ao pedido e distribui entre estes as tarefas que cada qual deve realizar. Esta distribuição pode ser visualizada imediatamente pelo solicitante e ele poderá identificar o técnico responsável pela tarefa, as ações que já foram realizadas e os documentos anexados. Neste processo o solicitante poderá interagir com o técnico e poderá anexar novos documentos que possam auxiliar nos trabalhos em desenvolvimento. Paralelo a este processo, a coordenação consegue acompanhar a distribuição das tarefas entre os servidores dos setores do NAT e as atividades e tempo gastos na realização de cada uma das atividades. Por fim, ao concluir a análise, o técnico “devolve” o pedido ao solicitante que pode obter os relatórios, por download, diretamente do site e, caso os dados apresentados sejam suficientes, concluir o caso. O solicitante poderá ainda requisitar novos dados caso considere necessário. Cabe salientar que não é necessário aguardar a devolução do caso para acesso aos relatórios, no momento em que o técnico anexa o arquivo ao sistema o solicitante já pode apreciá-lo.

Fatores Internos

Pontos Fortes

- Facilidade de acesso e uso do sistema possibilita um processo rápido e desburocratizado para solicitações ao NAT; - O solicitante pode acompanhar a evolução dos seus pedidos; - O solicitante tem acesso imediato ao resultado das suas solicitações sem necessitar de envio de documentos ou quaisquer interações com coordenação; - Gestão rápida, fácil e transparente das demandas por parte da coordenação do NAT; - Como o sistema é desenvolvido por equipe própria e com foco na solução de problema conhecido pela equipe as soluções apresentadas tendem a atender de maneira mais adequada ao problema proposto.

Pontos Fracos

-Necessário conscientizar os solicitantes das vantagens do uso do sistema.

Fatores Externos

Oportunidades

- Implementar um modelo de tramitação de demandas e documentos 100% digital de modo rápido e transparente.

Ameaças

- Dependência da Internet para acesso ao sistema; - Pouco interesse dos solicitantes em registrar os pedidos pelo sistema.

Estimaticas de Recursos

Recursos Próprios
R$ 0.00
Convêncios e/ou Operações de Crédito
R$ 0.00
Outras Fontes
R$ 0.00

Formas de Comunicação do Projeto

Formas

O sistema é acessível via internet. O sistema possui ainda funcionalidades que geram notificações automáticas, como o registro da abertura e do encerramento do pedido, que são encaminhadas por e-mail aos interessados.

Resultados Alcançados

Resultados

O SGED registra 100% de todas as demandas encaminhadas ao NAT e registra 100% das atividades e tarefas decorrentes dessas demandas. Menos de 3% dos documentos gerados pelo NAT são impressos e tramitam de forma física, mais de 97% dos documentos tramitam digitalmente.

Status

Em execução

Premiação

Projeto Inscrito no Prêmio MPAC

Não

Projeto foi premiado?

Nenhum

Detalhe Premiação

Cronograma (Anexos)

Nenhum anexo encontrado